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	10 Secrets For Everyday Writing Success

D u r i n g m y 2 5 - y e a r c a r e e r i n a v a r i e t y o f p r o f e s s i o n a l p o s i t i o n s i n b o t h t h e p r i v a t e a n d p u b l i c s e c t o r s I h a v e w r i t t e n l i t e r a l l y t h o u s a n d s o f l e t t e r s a n d m e m o s a n d h u n d r e d s o f r e p o r t s . I f I h a d t o b o i l - d o w n e v e r y t h i n g I ' v e l e a r n e d a b o u t p r a c t i c a l d a y - t o - d a y w r i t i n g f o r b o t h p e r s o n a l a n d b u s i n e s s p u r p o s e s i n t o 1 0 k e y p o i n t s , t h i s w o u l d b e m y " t o p 1 0 l i s t " . 1 . P r e p a r a t i o n I s t h e K e y D o a l l o f y o u r r e s e a r c h f i r s t , b e f o r e y o u s t a r t t o w r i t e . E v e n a l e t t e r n o r m a l l y r e q u i r e s s o m e m i n o r r e s e a r c h s u c h a s m a k i n g s o m e p h o n e c a l l s o r r e v i e w i n g a f i l e . I t ' s a l s o v e r y i m p o r t a n t t o p r e p a r e y o u r s e l f m e n t a l l y b e f o r e w r i t i n g . S o , d o n ' t s i t d o w n t o w r i t e t o o s o o n . M u l l i t o v e r f o r a w h i l e , s o m e t i m e s a d a y o r t w o , s o m e t i m e s a n h o u r o r t w o , d e p e n d i n g o n t h e c o m p l e x i t y o f t h e j o b a t h a n d . I t ' s a m a z i n g h o w t h e s u b - c o n s c i o u s m i n d w i l l w o r k o n t h e p r o b l e m " b e h i n d t h e s c e n e s " a n d w h e n y o u f i n a l l y d o s t a r t w r i t i n g , i t w i l l f l o w . 2 . A l w a y s U s e a S a m p l e F o r m e , t h i s i s c r i t i c a l . N o m a t t e r w h a t I w r i t e , i t h e l p s t r e m e n d o u s l y i f I h a v e s o m e v i s u a l s t i m u l a t i o n . I f I ' m w r i t i n g a l e t t e r I p o s t a c o p y o f a s i m i l a r l e t t e r , o r t h e o n e I ' m r e s p o n d i n g t o , s o m e w h e r e i n m y d i r e c t l i n e - o f - s i g h t . I t h e l p s m e f o c u s a n d k e e p s m y m i n d o n t h e s u b j e c t a t h a n d , m i n i m i z i n g t h e t e n d e n c y f o r m y m i n d t o w a n d e r . N o m a t t e r w h a t i t i s , I a l w a y s m a k e a p o i n t t o f i n d s o m e p r e v i o u s w o r k o r a s a m p l e o f w o r k s i m i l a r t o w h a t I ' m d o i n g . I t r e a l l y s t i m u l a t e s t h e c r e a t i v e w r i t i n g p r o c e s s a n d i n c r e a s e s p r o d u c t i v i t y s i g n i f i c a n t l y . 3 . S h o r t e r I s A l w a y s B e t t e r W h e t h e r y o u ' r e w r i t i n g a r e p o r t o r a l e t t e r , l o o k f o r w a y s t o c u t i t d o w n i n l e n g t h . C o n c e n t r a t e o n c o n v e y i n g t h e e s s e n t i a l m e s s a g e . I f s o m e t h i n g y o u ' v e w r i t t e n d o e s n o t e n h a n c e t h e c o r e m e s s a g e , o r d o e s n ' t a d d v a l u e , c o n s i d e r c u t t i n g i t . T h e s e d a y s , y o u h a v e t o b e " s h o r t a n d t o t h e p o i n t " t o g e t y o u r m e s s a g e r e a d . 4 . U s e C o n c i s e a n d A p p r o p r i a t e L a n g u a g e Y o u r l e t t e r o r r e p o r t s h o u l d u s e s i m p l e s t r a i g h t f o r w a r d l a n g u a g e , f o r c l a r i t y a n d p r e c i s i o n . U s e s h o r t s e n t e n c e s a n d d o n ' t l e t p a r a g r a p h s e x c e e d t h r e e o r f o u r s e n t e n c e s . A s m u c h a s p o s s i b l e , u s e l a n g u a g e a n d t e r m i n o l o g y f a m i l i a r t o t h e i n t e n d e d r e c i p i e n t . D o n o t u s e t e c h n i c a l t e r m s a n d a c r o n y m s w i t h o u t e x p l a i n i n g t h e m , u n l e s s y o u a r e c e r t a i n t h a t t h e a d d r e s s e e i s f a m i l i a r w i t h t h e m . 5 . " B e " Y o u r A d d r e s s e e A k e y t e c h n i q u e t o u s e w h e n w r i t i n g a n y t h i n g i s t o c l e a r l y " v i s u a l i z e " y o u r a u d i e n c e . A s y o u w r i t e , t r y t o i m a g i n e i n y o u r m i n d ' s e y e t h e s p e c i f i c p e r s o n ( s ) t o w h o m y o u r w r i t t e n p r o d u c t i s d i r e c t e d . I o f t e n i m a g i n e t h a t I a m s i t t i n g a c r o s s t h e b o a r d r o o m t a b l e f r o m m y a d d r e s s e e , t r y i n g t o e x p l a i n m y p o i n t s i n p e r s o n . M a k e a n e f f o r t t o s e e t h e s i t u a t i o n f r o m t h e o t h e r p e r s o n ' s p e r s p e c t i v e . W h a t w o u l d y o u b e l o o k i n g t o s e e i f y o u w e r e t h e r e c i p i e n t o f t h e l e t t e r o r r e p o r t ? 6 . D o t h e O u t l i n e F i r s t E v e n i f i t ' s a o n e - p a g e l e t t e r , i t d o e s n ' t h u r t t o j o t d o w n a f e w q u i c k n o t e s o n t h e m a i n p o i n t s t h a t y o u w a n t t o c o v e r . T h i s p r o c e s s f o r c e s y o u t o t h i n k l o g i c a l l y a b o u t e x a c t l y w h a t y o u w a n t t o c o v e r a n d i t h e l p s y o u d e c i d e i n w h i c h o r d e r y o u w i l l a p p r o a c h y o u r s u b j e c t . F o r a l e t t e r t h i s i s h e l p f u l . F o r a r e p o r t , t h i s i s a b s o l u t e l y e s s e n t i a l . I n f a c t , I b e l i e v e t h a t y o u s h o u l d f o r c e y o u r s e l f t o g o t h r o u g h t h e e n t i r e t h i n k i n g p r o c e s s t h a t i s r e q u i r e d t o d e v e l o p a c o m p l e t e d r a f t T a b l e o f C o n t e n t s , b e f o r e y o u s t a r t t o w r i t e a n y r e p o r t . 7 . W r i t e a n d T h e n R e w r i t e N o m a t t e r h o w m u c h p r e p a r a t i o n I d o , I a l w a y s f i n d t h a t I c a n i m p r o v e o n t h e f i r s t d r a f t . T h a t ' s p a r t l y b e c a u s e w h e n I ' m w r i t i n g t h a t f i r s t v e r s i o n , m y m a i n f o c u s i s t o g e t t h e e s s e n c e o f m y t h o u g h t s d o w n o n p a p e r . A t t h a t s t a g e I d o n ' t w o r r y a b o u t p e r f e c t p h r a s i n g , g r a m m a r o r l o g i c . M y m a i n m i s s i o n t h e f i r s t t i m e t h r o u g h i s t o m a k e s u r e t h a t I c a p t u r e t h e c r i t i c a l w o r d s a n d p h r a s e s t h a t f o r m t h e c o r e m e a n i n g o f w h a t I w a n t t o c o m m u n i c a t e . 8 . F o r m a t I s I m p o r t a n t W h a t e v e r y o u a r e w r i t i n g , m a k e s u r e i t l o o k s p r o f e s s i o n a l . T h i s i s w h e r e p r o p e r f o r m a t t i n g c o m e s i n . Y o u r c r e d i b i l i t y , a n d / o r t h a t o f y o u r o r g a n i z a t i o n , i s o n t h e l i n e , w i t h y o u r r e p o r t o r l e t t e r s e r v i n g a s y o u r r e p r e s e n t a t i v e . I f i t i s n o t p r o f e s s i o n a l l y f o r m a t t e d , i t w i l l r e f l e c t n e g a t i v e l y o n y o u , e v e n i f t h e c o n t e n t i s g o o d a n d i t i s w e l l - w r i t t e n . R i g h t l y o r w r o n g l y , t h e v a l u e o f y o u r w o r k w i l l d i m i n i s h i n p e o p l e ' s e y e s i f t h e f o r m a t t i n g o f y o u r d o c u m e n t i s s h o d d y o r a m a t e u r i s h l o o k i n g . 9 . R e a d I t O u t L o u d S o m e p e o p l e w h o h a v e n ' t t r i e d i t m a y l a u g h w h e n t h e y r e a d t h i s , b u t i t r e a l l y w o r k s . A t a n y p o i n t d u r i n g t h e d r a f t i n g p r o c e s s , b u t d e f i n i t e l y a t t h e d r a f t f i n a l s t a g e , r e a d y o u r r e p o r t o r l e t t e r t o y o u r s e l f " o u t l o u d " . I t ' s a m a z i n g w h a t o n e p i c k s u p w h e n t h e y a c t u a l l y " h e a r " t h e i r w o r d s a s i f t h e y w e r e b e i n g s p o k e n t o t h e m a s t h e a d d r e s s e e . I f i n d t h i s h e l p s m e t h e m o s t i n p i c k i n g u p a w k w a r d p h r a s i n g a n d u n n e c e s s a r y r e p e t i t i o n o f w o r d s o r t e r m s . 1 0 . C h e c k S p e l l i n g a n d G r a m m a r L a s t , b u t f a r f r o m l e a s t , m a k e s u r e y o u d o u b l e c h e c k t h e s p e l l i n g a n d g r a m m a r i n y o u r d o c u m e n t . T h e s e d a y s , w i t h s p e l l - c h e c k e r s b u i l t i n t o w o r d p r o c e s s i n g p r o g r a m s t h e r e ' s r e a l l y n o e x c u s e n o t t o d o t h i s . O n c e a g a i n y o u r d o c u m e n t i s a d i r e c t r e f l e c t i o n o f y o u a n d / o r y o u r o r g a n i z a t i o n . I f i t i s r i d d l e d w i t h s p e l l i n g m i s t a k e s a n d o b v i o u s g r a m m a t i c a l e r r o r s , i t w i l l a p p e a r u n p r o f e s s i o n a l a n d y o u r c r e d i b i l i t y w i l l s u f f e r . W a t c h o u t f o r t h e w o r d s t h a t s o u n d t h e s a m e b u t h a v e c o m p l e t e l y d i f f e r e n t m e a n i n g s t h a t a s p e l l - c h e c k e r w o n ' t p i c k u p . W o r d s s u c h a s " f o u r " a n d " f o r e " , f o r e x a m p l e . Y o u r f i n a l r e a d - t h r o u g h o u t l o u d s h o u l d c a t c h a n y o f t h e s e . W h e t h e r y o u ' r e w r i t i n g a l e t t e r , a m e m o r a n d u m , a r e p o r t o r a n e s s a y , f o l l o w t h e a b o v e t i p s a n d y o u w o n ' t g o w r o n g . F o r o v e r 2 0 , 0 0 0 w o r d s a n d 8 9 p a g e s o f d e t a i l e d w r i t i n g - h e l p t i p s , t r i c k s a n d p o i n t e r s s i m i l a r t o t h e a b o v e , m a k e s u r e y o u g e t y o u r F R * E c o p y o f m y e - b o o k , " W r i t i n g S u c c e s s S e c r e t s - P r a c t i c a l T i p s a n d T r i c k s F o r E v e r y d a y W r i t i n g " b y g o i n g t o t h e f o l l o w i n g l i n k : h t t p : / / w r i t i n g h e l p t o o l s . c o m / s e c r e t s . h t m l 2 0 0 5 b y S h a u n F a w c e t t

Author: Shaun Fawcett

Author Bio:

Shaun Fawcett

Shaun Fawcett, is webmaster of the popular writing help site WritingHelp-Central.com. He is also the author of several best selling "writing toolkit" eBooks. All of his eBooks and his internationally acclaimed f-r-e-e course, "Tips and Tricks For Writing Success" are available at his writing tools site: http://www.writinghelptools.com